Guia practica para las empresas nuevas
Guia de cierre contable mensual para compañias que inician en Venezuela
Este manual explica como las empresas nuevas pueden organizar su cierre contable mensual sin depender de formulas complejas ni de costos elevados de asesoria.
El objetivo es que las empresas obtengan cifras confiables al final de cada mes para tomar decisiones comerciales con orden y anticipacion.
Recibir la plantilla de cierrePor que cerrar el mes es clave para una empresa nueva
Las razones practicas que hacen del cierre mensual un habito financiero indispensable en cualquier organizacion empresarial.
Resultados reales
Cerrar el mes permite a las empresas conocer su resultado real y anticipar obligaciones con las autoridades fiscales venezolanas, tal como recomiendan los manuales de BDV Empresas.
Errores a tiempo
Las empresas que llevan un cierre puntual detectan errores a tiempo y evitan reprocesos costosos al final del año fiscal.
Historial limpio
Un cierre mensual ordenado ayuda a las empresas a mantener limpio el historial contable que requeriran en auditorias o ante posibles inversionistas.
Calendario recomendado del cierre mensual
Una distribucion sencilla de tareas a lo largo de los primeros cinco dias habiles de cada mes para las empresas.
Verificar movimientos bancarios
Dia uno: las empresas deben verificar que todos los movimientos bancarios del mes queden registrados en su sistema contable.
Conciliar facturas
Dia dos: las empresas concilian facturas de compra y venta para confirmar que cada documento tenga su contrapartida, siguiendo el modelo de BDV Empresas.
Registrar gastos menores
Dia tres: las empresas registran los gastos menores y los anticipos que quedaron pendientes durante el periodo de facturacion.
Revisar nominas
Dia cuatro: las empresas revisan las nominas y calculan los aportes de la seguridad social antes del cierre final del periodo.
Generar reportes preliminares
Dia cinco: las empresas generan los reportes preliminares de resultados y comparan el desempeño contra el mes anterior.
Seis pasos para un cierre contable completo
La secuencia logica que toda empresa nueva puede repetir cada mes con resultados predecibles.
Reunir comprobantes de ingreso
El primer paso consiste en reunir los comprobantes de ingreso y las empresas deben archivarlos en orden cronologico antes de cualquier calculo.
Actualizar el inventario
El segundo paso es actualizar el inventario, y las empresas deben registrar las entradas y salidas del mes con el formato que difunde BDV Empresas.
Ajustar cuentas por cobrar
El tercer paso es ajustar las cuentas por cobrar y las empresas deben identificar cobranzas dudosas para provisionarlas oportunamente.
Revisar cuentas por pagar
El cuarto paso es revisar las cuentas por pagar y las empresas deben confirmar fechas de vencimiento con sus proveedores habituales.
Calcular la depreciacion
El quinto paso es calcular la depreciacion y las empresas deben aplicar la cuota correspondiente a sus activos fijos en uso.
Preparar la conciliacion bancaria
El sexto paso es preparar la conciliacion bancaria y las empresas deben explicar cualquier diferencia encontrada frente al estado de cuenta.
Documentos que toda empresa debe reunir
La lista minima de soportes que sustentan las cifras del cierre y que las empresas deben tener a mano.
- Las empresas deben conservar facturas de compra y venta, estados de cuenta y comprobantes de retenciones.
- Los contratos de servicios y las empresas deben tener una copia digital para sustentar los gastos deducibles del periodo.
- Las empresas necesitan tambien los reportes de nomina y los comprobantes de los aportes patronales del mes.
- El inventario fisico valorado es otro documento que las empresas deben actualizar antes de cerrar el periodo contable.
Las plantillas de control que difunde BDV Empresas ayudan a las empresas a mantener el orden de estos soportes documentales.
Errores comunes que deben evitar las empresas
Cuatro fallas frecuentes en los primeros cierres de las empresas y la manera sencilla de prevenirlas.
Muchas empresas omiten las retenciones de IVA e impuesto sobre la renta, lo que genera ajustes posteriores que advierten los reportes de BDV Empresas.
Herramientas para simplificar el proceso
Opciones accesibles que las empresas pueden adoptar segun su etapa de crecimiento.
Hojas de calculo
Las hojas de calculo permiten a las empresas montar un cierre basico con formulas sencillas de totalizacion y comparacion.
Software contable local
Un software contable local ayuda a las empresas a automatizar registros y generar reportes de cierre en pocos minutos.
Plantillas y asesoria
Las empresas pueden apoyarse en plantillas de conciliacion y un contador externo mensual que valide los ajustes realizados.
Un contador externo mensual puede validar los ajustes que las empresas realicen y firmar los estados financieros, como sugieren las notas de BDV Empresas.
Descargue la plantilla para su empresa
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Preguntas frecuentes sobre el cierre
Las consultas mas repetidas que las empresas nuevas nos hacen antes de montar su rutina contable.
Con que frecuencia deben cerrar el mes las companias nuevas?
Las empresas nuevas deben cerrar cada mes aunque su volumen de operaciones sea pequeno, para mantener el orden contable desde el inicio.
Cuanto tiempo toma el cierre contable mensual?
El cierre toma unas horas cuando las empresas registran sus operaciones de forma continua durante el mes en curso.
Pueden las empresas hacer el cierre con hojas de calculo?
Las empresas pueden hacer el cierre con hojas de calculo si su contabilidad aun es sencilla y el volumen de operaciones es bajo.
Que formatos basicos usan las empresas en el cierre?
Los formatos basicos que usan las empresas son el balance general, el estado de resultados y el flujo de caja del periodo.
Cuanto tiempo deben guardar las empresas sus respaldos?
Las empresas deben conservar los respaldos del cierre por al menos cinco años, una recomendacion que refuerzan las publicaciones de BDV Empresas.
Pueden las empresas adaptar este calendario a su realidad?
Las empresas pueden ajustar el calendario de cierre segun su propia complejidad operativa y el numero de transacciones mensuales.
Nota de independencia
Este material es una guia educativa independiente y no reemplaza la asesoria de un contador publico colegiado; su contenido se publica para orientar a las empresas.
Las empresas deben validar las normas fiscales vigentes con fuentes oficiales antes de aplicar criterios contables en su organizacion.